#216: E-Rechnung 2027 - mit Christian Steiger von Lexware
Worüber gesprochen wird
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Beschreibung der Episode
Eine E-Mail mit PDF-Anhang ist keine E-Rechnung. Seit 2025 gilt ein einfaches PDF nur noch als „sonstige Rechnung”, denn § 14 Abs. 1 Sätze 3 und 6 UStG verlangt einen strukturierten, elektronisch verarbeitbaren Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. In dieser Folge klären wir mit Christian Steiger, Geschäftsführer von Lexware, was das für Unternehmen wenige Wochen vor dem 1. Januar 2027 bedeutet. Er zeigt auch, wie weit die Automatisierung schon ist: Rund 85 Prozent der Buchungen laufen bei Lexware bereits automatisch, über 75 Prozent der Kunden schreiben im B2B schon E-Rechnungen.
Die Fristen im Überblick: Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ein E-Mail-Postfach genügt technisch. Ausstellen müssen sie ab dem 1. Januar 2027 alle, deren Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG über 800.000 Euro lag. Wer darunter bleibt, darf 2027 noch Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein einfaches PDF nutzen (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Ab 2028 endet diese Übergangsregel. Ausgenommen bleiben unter anderem Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Kleinunternehmer. Steiger erklärt, warum der Druck trotzdem nicht vom Finanzamt kommt, sondern aus der Lieferkette, die auch kleine Zulieferer erfasst.
Besonders praxisrelevant wird es bei Barzahlungen: Auch sofortige Barzahlung befreit nach den BMF-FAQ vom 23. März 2026 (Frage 10) einen inländischen B2B-Umsatz nicht von der E-Rechnungspflicht. Bei Bewirtungs- und Tankbelegen über 250 Euro braucht der Unternehmer also künftig eine Rechnung mit Firmenanschrift. Bei der Bewirtung kommen Teilnehmer und ein konkreter Anlass dazu (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Wir spielen durch, wie Gastronomen und Tankstellen damit umgehen können und warum der Vorsteuerabzug bei der Betriebsprüfung auf dem Spiel steht.
Außerdem sprechen wir über die Prüfung der Rechnungen, die Archivierung und Word, Excel und PDF als Rechnungstool. Letztere sind aus Sicht der GoBD schon heute problematisch. Zum Schluss geht es um das geplante staatliche Meldesystem um 2030, das Vorbild Italien und die Frage, wie sich die Rolle der Steuerberater durch KI verändert.
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